経理作業の一部の会計入力について触れたいと思います。


１．概要

　会計入力とは、簡単に言うと
パソコンの会計ソフトを使用して日々の取引等を記帳することです。

 

２．会計入力の目的

　会計入力を行う目的として、最低限でも決算を行うため必要です。

決算書は、最低限でも、

（１）税務署提出のため
（２）金融機関提出のため

必要となります。

　もちろん借入等を行っていない、また、行うつもりがなくても、税務署提出のためにも最低限作成は必要です。

その他、会社の内部管理上・月次での損益把握・財政状態の把握等にも使用されます。

　また、試算表（月次ベースでの貸借対照表、損益計算書）は、

会社の状況が集約記載されているため、各種管理書類とのチェックを行い、
その他の債権管理、現預金管理、手形小切手管理、固定資産管理、

その他の各種管理に利用することも考えられます。

　

３．会計データ把握のスピード　

　最近、パソコンソフトの低廉化等を受けて、自計化（自分で会計入力を行うこと）
されている会社が増えてきております。
　しかし、従来どおり、会計事務所に依頼して、行っている会社もあります
（特に小規模会社）。

　ここで、自計化するのと会計事務所に入力依頼するのと

どちらが良いかという話があります。一概にはいえませんが、

基本的には、自計化する方が望ましいと思います。
　

　タイムリーな損益・財政状態の把握、正確な決算書等の作成等のためです。

　会計事務所に入力依頼する場合には、基本的に、会計事務所の作業として、

●入力書類の入手
●会計入力
（他の業務から会計入力にすぐに取り掛かれないこともあります。
なお、会計事務所によっては、数週間放置されることも考えられます。）
●事実関係等の質問応答
●追加資料依頼
●入力修正
●完成

という流れとなります。

　会社で入力を行う場合には、随時会社内部で資料を入手し、会計入力を行います。
　両者の流れを見ると明らかなように、会計事務所に会計入力依頼する場合には、
自社で会計入力されるのに比較して、試算表の完成が通常遅れます。

　経営判断における月次決算においては、細かい正確性より

むしろスピードが求められます。
　会計事務所は専門家としての業務の責任があるため、

どうしても正確性を担保する点を重視すること等からも、自計化している場合に較べて、月次決算のスピードは必然的に落ちます。
 

　したがいまして、各種管理に入力データを使用することは難しいこととなります。


上記のとおり、基本的に自計化することが望ましいのですが、

（１）会計入力がよく分からない
（２）期中の損益はとくに把握しなくても良い（本当は把握すべきですが）
（３）経理の人件費を極力抑えたい
（４）小規模会社で、だいたいの損益は把握できるので、特に会計入力を行う必然性は
　　感じない（勘だけでは危険ですが）
（５）節税目的の不動産管理会社

などは、会計事務所に入力依頼することも考えられます。



４．パソコン会計ソフトの料金

　前述しましたように、パソコン会計ソフトの料金は低廉化してきております。
　基本的は、数万円で購入できます（10万円未満は一括経費算入可能です。）。
私のお勧めとしては、小規模会社ですと弥生会計です。

　また、ある程度の規模になってきたら、入力間違いのし難さ、

打ち出せる管理表や部門別会計等も考慮するとＪＤＬＩＢＥＸ会計が良いのかと思います。

　その他、勘定奉行、会計王、その他のソフトがあります。


　その他、販売管理ソフトや給与計算ソフト等も色々でておりますので、

それらで作成したデータを会計データに連動させることもできます。




５．会計入力の必要書類
　会社の規模、業種、事業内容、取引関係その他により、

当然に必要書類は異なることとなります。
　ただし、大きく分けると以下のようになります。

（１）入力に直接使用する資料
（２）入力のチェックに使用する資料

「会計入力の流れ」としては
原始証憑→管理表→伝票の作成→

【伝票等からの会計入力→管理表及び原始証憑によるチェック】

という形になります。

　会社によっては、伝票を作成せずに、管理表より直接会計入力を行う場合もあり、

また、小規模会社では原始証憑から会計入力を行う場合もあります。

　自計化するにせよ、会計事務所に依頼するにせよ、どの範囲までをどの人に行わせるか、

また、どこまで入力元の資料を作成するかという判断が必要です。



６．税務調査の観点
　
　税務調査の観点から言えば、各種書類の管理者を明確にし、

自計化していることが望ましいものです。

　元帳の入力内容を会社で把握しているということはとても重要です。

　会計事務所では、取引内容について、会社から入手した資料・聴取した話に基づき

会計入力を行うため、会計入力を行っても、取引の全体像を把握できていない場合も

多々あります。

　そのような場合、税務調査において、その会計処理が実は実態と微妙に異なる事実関係に基づいている

というケースが発生する懸念も考えられます。
　また、会計事務所のレベルが低かった場合には、誤った入力結果のものが散見される懸念もあります。

　会計入力に関しても、何か不明点等ありましたら、お気軽にご相談いただければと思います。